Zekerheid boven alles bij beheer datacenters
30 maart 2017
Laat alles zien

Technisch beheer: zelf doen of uitbesteden

Wat wil je later worden als je groot bent? Deze belangrijke vraag vergeet menig uitbestedende organisatie te beantwoorden voordat ze onderhoudswerkzaamheden gaan aanbesteden. Want wat blijf je zelf doen en wat besteed je uit?

Bij aanbestedingstrajecten wordt relatief veel aandacht geschonken aan het bedenken van KPI’s en SLA’s. Uiteraard is het van belang dat de uit te besteden dienstverlening en eventuele prestatie-eisen worden beschreven. Echter, minstens zo belangrijk is het om eerst goed na te denken welke beheertaken je als uitbestedende organisatie zelf blijft uitvoeren en hoe dit aansluit op de dienstverlening van de onderhoudspartij.

Ontwikkeling

In de traditionele technische dienst organisatie werd zowel uitvoering, tactisch beheer als strategisch management in eigen huis uitgevoerd. Dat beeld is drastisch veranderd. De mate van uitbesteding is in de afgelopen 10 jaar toegenomen. Het uitbesteden van uitvoerende onderhoudswerkzaamheden (preventief en correctief onderhoud) is inmiddels gemeengoed en de laatste jaren worden ook steeds meer tactisch beheeractiviteiten uitbesteed. Dit laatste mag echter niet als vanzelfsprekend worden beschouwd.

Wat is tactisch beheer?

Om de juiste keuzes te kunnen maken vóór het uitbestedingstraject, is het van belang wat meer te weten over deze zogenaamde tactisch beheeractiviteiten. We hebben het hier over werkzaamheden die in feite de verbinding vormen tussen de vastgoedstrategie (vastgelegd in lange termijn huisvestingsplannen en onderhoudsbeleid) en de uitvoering van het onderhoud.

Enkele voorbeelden van tactisch beheertaken zijn: analyse en optimalisatie van onderhoudsprocessen, energie optimalisatie, instandhoudingbeheer (MJOP’s en huisvestingsplanning), borging compliance wet- en regelgeving en veiligheid, etc.

Veelal betreft het werkzaamheden die te maken hebben met analyse- en optimalisatieprocessen en het borgen van kwaliteit. Om de tactisch beheerwerkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, is kennis noodzakelijk van zowel de vastgoedstrategie als van de operationele onderhoudsprocessen.

Beheerambitie leveranciers

Onderhoudspartijen, installateurs en aannemers, hebben de ambitie om te streven naar ‘totale ontzorging’ van opdrachtgevers.

Deze ambitie wordt deels ingegeven door vragen van opdrachtgevers.

Voor een belangrijker deel wordt dit echter veroorzaakt door de wens van onderhouds bedrijven om een vaste voet aan de grond te kunnen houden bij opdrachtgevers. Immers indien de onderhoudspartij ook de tactisch beheertaken uitvoert, is ze minder makkelijk te vervangen en heeft ze direct of indirect invloed op budgetten.

‘Naar regieorganisatie’

Aan de kant van uitbestedende organisaties is een veel gehoorde kreet: ‘we willen naar een regieorganisatie’. Het woord ‘regieorganisatie’ staat zonder meer in de top tien van containerbegrippen binnen de (technisch) facilitaire beheeromgevingen.

Vrij vertaald is een regieorganisatie een beheerorganisatie die de regie voert en dus grip heeft op een aantal beheerprocessen.

Een ander kenmerk van een regieorganisatie is dat ze bestaat uit een relatief kleine groep regiemedewerkers.

De keuze waar een uitbestedende organisatie voor staat, is waar ze de zogenaamde ‘knip’ legt tussen uitbesteden en zelf doen.

Hoge of lage knip?

Met de ontwikkeling van resultaatcontracten is een trend ontstaan van uitbesteding van uitvoerend onderhoudswerk in combi-
natie met beheertaken.

Een tiental jaren geleden lag de knip voor uitbesteding nog vrij laag. Slechts beheertaken die direct waren gekoppeld aan het onderhoud werden bij de onderhoudsleverancier neergelegd. Hierbij valt te denken aan de coördinatie van onderaannemers, rapportage van storingen en gepland on-
derhoud, en dergelijke.

Vanwege de trend naar regieorganisaties én de commerciële ambitie van onderhoudsleveranciers is de knip steeds hoger komen te liggen. Dit betekent dat de uitvoerende onderhoudspartijen in veel gevallen ook verantwoordelijk zijn gemaakt voor de analyse, optimalisatie en rapportage van de onder-
houdsprocessen en bijbehorende budgetten.

Risico’s hoge knip

In de praktijk blijkt het organiseren en uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden al lastig genoeg. Naast het feit dat met een ‘hoge knip’ het risico ontstaat dat de onderhoudspartij zijn eigen vlees gaat keuren, heeft menig installateur en aannemer zijn tanden stuk gebeten op de invulling van de tactisch beheerwerkzaamheden.

De werkelijke toegevoegde waarde van de door onderhoudsbedrijven uitvoerde analyses en verbetertrajecten blijft vaak achterwege. Daardoor zijn regieorganisaties genoodzaakt de tactisch beheeractiviteiten weer zelf uit te voeren of bij een (onafhankelijke) beheerorganisatie onder te brengen.

Hoe nu te kiezen?

Duidelijk mag zijn, dat over het algemeen te gemakkelijk belangrijke beheertaken worden uitbesteed, zonder dat hiervan de consequenties worden ingeschat.

Hoe maak je nu de keuze welke beheertaken door wie worden uitgevoerd?

1. Een goede inventarisatie van de beheertaken vormt de basis voor een juiste beslissing. Zorg dat hierbij een zo volledig mogelijk beeld ontstaat van alle tactisch beheerwerkzaamheden.

2. Maak, na deze inventarisatie, per beheertaak inzichtelijk wat de risico’s en consequenties zijn als deze beheertaak wordt uitgevoerd door a. de eigen regieorgani-satie, b. de onderhoudspartij en c. door een onafhankelijke beheerpartij.

Outsourcen? Dan loslaten

Indien wordt gekozen voor het outsourcen van tactisch beheertaken moet de regieorganisatie ook in staat zijn om ‘los te laten’. Dit betekent dat de regieorganisatie de gecontracteerde onderhoudspartij of beheerorganisatie moet ondersteunen bij de overdracht van beheeractiviteiten én de verantwoording heeft om de uitbesteding te laten lukken.

Valkuil bij outsourcen

Een valkuil bij de outsourcing van beheertaken is dat er binnen de regieorganisatie mensen achterblijven die niet bereid of in staat zijn om ‘los te laten’. Met als gevolg dat er na een periode van ontevredenheid afscheid wordt genomen van de gecontracteerde leverancier.

Kortom

De frustratie en teleurstelling bij uitbesteding van tactisch beheertaken kan in veel gevallen worden voorkomen door een goede inventarisatie en risicoanalyse van de uit te besteden beheerwerkzaamheden. Want ook bij outsourcingstrajecten geldt dat een goede voorbereiding het halve werk is.