Vrijblijvendheid funest bij implementatietraject
31 maart 2017
Zorgvastgoed in topconditie
31 maart 2017
Laat alles zien

Maincontracting, maar dan anders!

Het aantal contracten waarbij opdrachtgevers hun complete technische en facilitaire dienstverlening bij één partij onderbrengen en slechts nog op basis van managementinformatie en KPI’s het onderhoud aansturen neemt af. Maincontracting lijkt zijn langste tijd gehad te hebben. Waar ligt dit aan en wat zijn mogelijke alternatieve contract- of samenwerkingsvormen?

Een van de uitgangspunten van maincontracting is het combineren van verschillende services in één contract. Er bestaan verschillende contractvormen. Daarbij kan de leverancier een managementpartij zijn die verantwoordelijk is voor de aansturing en rapportage van de verschillende diensten (managing agent contracten). Of hij kan een uitvoerende partij zijn die één of meerdere diensten zelf ook uitvoert (multi-service contracten).

De profielen van de aanbieders zijn dan ook sterk verschillend en variëren van managementorganisaties, (onafhankelijke) adviesbureaus to installateurs, facilitaire dienstverleners en energiebedrijven.

Dienstverlening uit de supermarkt of de speciaalzaak?

In het geval van weinig complexe omgevingen of gebouwen en installaties met geringe afbreukrisico’s volstaat wellicht het supermarktconcept. Hierbij wordt de opdrachtgever ontzorgd omdat hij alle diensten via één leverancier kan betrekken. De maincontractor coördineert de verschil-
lende diensten veelal door de inzet van breed opgeleide contract- of facility managers.

In complexere omgevingen zoals bijvoorbeeld ziekenhuizen, productielocaties en datacenters werkt het supermarktconcept niet. Hier is een specialistische aanpak nodig en werkt men eerder samen met een speciaalzaak.

Het niveau van uitbesteden ligt in deze kritische omgevingen vaak lager dan bijvoorbeeld in de kantorenmarkt. Een reden hiervoor is dat men hier nog niet altijd overtuigd is van de toegevoegde waarde van een maincontractor. Zowel op het gebied van onderhoudsmanagement als bij het vrijwaren van de risico’s als gevolg van een beperkte invulling van (met name tactische) beheertaken. Enerzijds heeft dit te maken met een geregeld voorkomend beperkt ‘eigenaarschap’ van externe dienstverleners. Daarnaast komt dat door het ontbreken van ‘echte specialisten’ in het dienstenmodel van de maincontractor.

Commercie en praktijk

In de commerciële fase of tijdens het tekenen van beheercontracten hebben aanbieders vaak de mooiste verhalen over de te volgen aanpak en de te behalen doelstellingen op het gebied van kwaliteitsverbetering en kostenbesparing.

In de praktijk blijkt echter in veel gevallen dat de commerciële beloften niet worden waargemaakt in de dienstverlening. Helaas komt menig uitbestedende organisatie hier pas achter nadat er een langjarig contract is gesloten. Het gevolg kan zijn dat er uitstapkosten zijn voor de opdrachtgever bij het wisselen van contractpartij of contractvorm.

Een andere optie is het afsluiten van een ‘verstandshuwelijk’ met de leverancier, waarbij men genoegen moet nemen met een lager dienstverleningsniveau.

Maintenance engineering

Om het onderhoud continu te kunnen verbeteren, is het van belang periodieke onderhouds- en storingsanalyses uit te voeren. Om ervoor te zorgen dat deze technisch beheertaak ook leidt tot optimalisatie, eventueel kostenreductie en het beperken van risico’s, is het van belang de analyses onafhankelijk van de onderhoudsuitvoering te organiseren.

Een tweede taak die het beste bij een onafhankelijke partij (of in eigen beheer) ondergebracht kan worden, is het opstellen van de meerjaren budgetten en investeringsplannen.

Een ander belangrijk onderdeel van onafhankelijk onderhoudsbeheer is strak toezicht houden op de uitvoerende partijen.

Naast het toezien op juist onderhoud dient gecontroleerd te worden of er wordt voldaan aan wettelijke verplichtingen. De praktijk leert dat vertrouwen goed is, maar controle vaak beter.

Door zowel administratieve als technische controles uit te voeren, houd je grip op de onderhoudsprocessen en de performance van leveranciers.

In veel gevallen worden deze zogeheten maintenance engineering-taken bij de (al dan niet uitvoerende) maincontractor gelegd. Hierdoor keurt de slager niet alleen zijn eigen vlees maar heeft hij tevens de mogelijkheid om zijn eigen budgetten te beïnvloeden.

Zorgplicht uitbesteden

Hoever wilt u als gebouweigenaar gaan in het uitbesteden van technisch beheer taken? Uw verantwoordelijkheden zijn immers toegenomen.

Sinds het Bouwbesluit 2012 van kracht is hebben gebouweigenaren en beheerders te maken met de zogenaamde zorgplicht.

Het niet adequaat (laten) onderhouden, beheren en controleren van installaties en bouwkundige voorzieningen kan leiden tot gevaarlijke situaties met juridische aansprakelijkheid tot gevolg.

Het toezicht en de controle op keuringen en certificaten is daarbij niet genoeg. Men moet ook de juiste risicoanalyses in huis hebben. Als een geconstateerd risico zich voordoet moeten adequate maatregelen kunnen worden genomen.

Het is voor de gemiddelde gebouweigenaar lastig te overzien aan welke regels en wetten hij moet voldoen en hoe hij deze zogenaamde ‘compliance’ kan aantonen.

Het is niet genoeg om in aanbestedings documenten of contracten de volgende zinsnede op te nemen: ‘Leverancier zorgt ervoor dat er te allen tijde wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving.’

Om ook de verplichtingen vanuit de zorgplicht succesvol te kunnen uitbesteden is het van belang dat de diverse taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van compliancebeheer expliciet worden benoemd en belegd. Middels de inzet van gespecialiseerde systemen kan de opdrachtgever of leverancier de compliance aangaande de zorgplicht aantonen. Verifieerbaar en auditeerbaar.

*Peter Gijbels, directeur van advies- en managementbureau CoSource te Best, behandelt in een doorlopende serie de verschillende aspecten van de uit- en aanbesteding van onderhoud.