Bij zorginstellingen ligt de zorgfocus terecht op de cliënten. De zorg voor het vastgoed, in de vorm van goed onderhoud op bouwkundig en installatietechnisch gebied, is echter vaak een achtergesteld kindje.
Er is de laatste jaren op het gebied van technisch gebouwonderhoud in met name de zorg een aantal trends te signaleren:
1. Behoefte aan flexibiliteit
Steeds vaker zijn zorginstellingen huurder in plaats van gebouweigenaar. Hierdoor neemt de behoefte aan flexibiliteit in onderhoudscontracten toe, maar ook aanpassingen in de samenstelling en bezetting van de eigen technische/facilitaire dienst worden steeds belangrijker.
Dit betekent een verschuiving in de verant woordelijkheid voor de totale instandhouding van de panden naar slechts verantwoordelijkheid voor het reguliere onderhoud of zelfs alleen nog slechts een verantwoordelijkheid voor de afhandeling van storingen, klachten en wensen (dagelijks onderhoud).
De dienstverlening van traditioneel ingerichte technisch facilitaire diensten sluit vaak niet meer aan op deze nieuwe situatie.
De discussie over: alles zelf doen, volledige outsourcing of een samenwerkingsmodel in de vorm van cosourcing leidt vaak tot een optimalisatietraject.
2. Besparing door aanbesteden
Door bestaande onderhoudscontracten goed te bekijken, kan kostenbesparing op de vaste exploitatiekosten van gebouwen worden bereikt. Tegenwoordig groeit het aantal zorgorganisaties dat iedere drie à vier jaar de technische dienstverlening opnieuw aanbesteedt.
Belangrijk hierbij is om de risico’s en lange termijn effecten te onderkennen. Door in aanbestedingstrajecten de combinatie te maken in he optimaliseren van het onderhoud enerzijds en het outsourcen van eigen personeel anderzijds, neemt de complexiteit van deze trajecten toe.
3. Integrale benadering
Bij verandering en om tot een verbeterplan voor zowel de korte als lange termijn te komen, is het zinvol om een integrale benadering te kiezen waarbij de huidige situatie in kaart wordt gebracht op de volgende punten: techniek, personeel en organisatie, uitbestedingen, financiën, veiligheid en wet-& regelgeving.
Pas als de samenhang van de deelgebieden duidelijk is, kan de zorginstelling op basis van prioritering deel(verbeter)projecten opzetten.
Toelichting
Graag licht ik de deelgebieden van de integrale benadering nader toe:
– Techniek
Vaak blijkt het lastig om actuele gebouwen-lijsten te krijgen en vaak ontbreken goede inventarisatiebestanden (zogenoemde as-set-lijsten). Vanwege de kosten van een nulmeting blijft een inventarisatie achterwege, terwijl dit een basis is om te komen tot een goed meerjarenonderhoudsplan of een aanbestedingstraject van onderhoudsdiensten. Voor een goede aanbesteding is een nulmeting zelfs een voorwaarde.
Voor de objectiviteit is het aan te bevelen de NEN 2767-methodiek voor conditiemeting toe te passen. Hiermee kunnen organisaties inzicht krijgen in de actuele kwaliteit van de voorzieningen waarmee ze ook een actueel assetbestand kunnen opstellen. Resultaat: als men aan tafel gaat met de onderhouds- partij(en) zal er geen discussie ontstaan over de kwaliteit van de voorzieningen en de compleetheid van de inventaris waardoor faalkosten voorkomen kunnen worden.
– Personeel en organisatie
Is het vastgoedbeleid concreet vertaald naar een onderhoudsstrategie? Welke taken en verantwoordelijkheden heeft de technisch facilitaire afdeling en worden de vastgestelde processen opgevolgd en bij gestuurd?
Hoe is de interactie van de technisch facilitaire afdeling met de afdelingen vastgoed, FM, servicedesk, risicobeheer, huismeesters, etc.? Wat zijn de functies en wat is het aantal personeelsleden binnen de technisch facilitaire afdeling, hoe is de leeftijdsopbouw, welke systemen worden gebruikt en voldoen ze?
Op basis van een inventarisatie kunnen zorginstellingen de effectiviteit van het onderhoudsbeleid vaststellen en de werkprocessen en samenstelling van de technisch facilitaire afdeling beoordelen. In het geval van outsourcing of verandering van traditionele technische diensten naar regieorganisaties, moeten instellingen bepalen op welk niveau ze een knip in de activiteiten en bezetting moeten toepassen.
– Uitbestedingen
De kosten voor uitbestedingen aan onderhoudsbedrijven en aannemers bedragen een groot deel van de exploitatiekosten.
Daarom is het belangrijk onderstaande zaken in kaart te brengen:
• aantal contracten, contractvormen en contractvoorwaarden
• leveranciers
• aanneemsommen, prijzen en tarieven
• dienstverlening, SLA’s en KPI’s
• beoordelingsmethodiek en evaluatieresultaten.
Op deze manier wordt duidelijk of het mogelijk is het een en ander te optimaliseren door het samenvoegen en standaardiseren van contracten, het invoeren van resultaatgerichte contracten en het afkopen van variabele kosten.
– Financiën
Niet alleen de hoogte van het budget of werkelijke kosten geven een inzicht in de mogelijke besparingen, maar ook de wijze van registreren. Wie effectief wil kunnen sturen op exploitatiekosten moet onderscheid maken in de volgende zes activiteiten:
• preventief en inspectief onderhoud
• correctief onderhoud
• klachten, wensen en verzoeken
• molest
• personeelsgebonden kosten
• beheer.
– Projecten en functionele aanpassingen
Door zowel de directe kosten (uitbesteed werk) als de indirecte kosten (organisatie kosten) te benchmarken, ontstaat een beeld van de besparingsmogelijkheden.
– Veiligheid en wetten & regels
Volgens de wet is de werkgever verantwoordelijk is voor een veilige werkplek en goed onderhoud. Daarom moet de werkge-
ver kunnen aantonen dat aan deze verplichtingen wordt voldaan. Dit geldt zeker voor gebouwen met een publieke functie of ge-
bouwen waarin cliënten wonen die geestelijk of lichamelijk afhankelijk zijn.
Met een steekproef in een aantal referentiepanden kun je al vaststellen in welke mate de gebruiker voldoet aan de wet- & regelgeving op het gebied van (brand)veiligheid, Arbo en milieu.
* Peter Gijbels, directeur van advies- en managementbureau CoSource te Best, behandelt in een doorlopend serie de verschillende aspecten van de uit- en aanbesteding van onderhoud.